La organización de eventos y banquetes puede ser un desafío emocionante pero complicado. Ya sea que estés planificando una boda, una conferencia, una fiesta de cumpleaños o cualquier otro tipo de evento, es importante contar con una buena organización para garantizar el éxito y la satisfacción de los asistentes como la buena atención, el servicio de catering ofreciendo opciones como una taquiza , buffet o box lunch
etc.
Consejos esenciales para la organización de tus eventos
La clave para una organización exitosa surge en una atención muy cuidadosa a los detalles, una planificación minuciosa y una ejecución impecable. Para ayudarte en el proceso, aquí te presento una serie de consejos que te permitirán tener una buena organización para tus eventos y banquetes.
- Los objetivos: para organizar eventos y banquetes es fundamental establecer las necesidades que tienen las distintas áreas que conforma tu empresa. Y tener en claro las siguientes interrogantes: ¿Qué se busca lograr en el evento? ¿Qué objetivos se quieren cumplir: promocionar, entretener, sorprender, capacitar? A grandes rasgos, los objetivos más habituales son: imagen de marca, fidelización de clientes principales, atracción de nuevos clientes potenciales, motivación de colaboradores y aliados. Ya teniendo en cuenta el objetivo, el mensaje y la experiencia que queremos que se lleve el público y los valores de nuestra empresa, nos será más fácil tomar las mejores decisiones de planificación, y también las decisiones durante el evento.
- Diseño: el diseño de los eventos y banquetes no solo tiene que ver con lo visual, el material de marca y la temática elegida, sino que abarca otras cosas de igual importancia como la logística, el tiempo de montaje, los horarios de llegada, actividades, etc. Del diseño u organización dependerá el éxito del evento. Te darás cuenta de que el trabajo comprende dos aspectos fundamentales como la elección, planificación, asignación, ejecución y control de las tareas previas al evento.
Planificación: actualmente, existen algunas guías para tus eventos y banquetes que te pueden servir como el timing y el checklist. El timing es un cronograma completo de todo el día del evento es al fin de cuentas de manera de organizar y no dejar nada al azar y el checklist es una descripción de cada una de las tareas a realizar detalladas en un lapso de tiempo, donde consta quién está a cargo de x o y actividad y que se cumpla cada tarea. Son muy útiles para la etapa previa al evento.
